Роботу фінансиста не можна собі уявити без знання основних команд в Excel. Це перше що взагалі потрібно знати якщо йти працювати з цифрами. Таблиці, як рахувати, як знаходити дані. І саме про це наша сьогоднішня стаття. Але ми навчимося користуватися не Excel, яка є платною але дуже схожо програмою LibreOffice Calc, яка має відкритий код і її можна завантажити з офіційного сайту абсолютно безкоштовно (навіть для користувачів Windows, MacOs). LibreOffice за своїми функціями дуже нагадує стандартний Microsoft Office з їхнім пакетом програм для створення презентацій, друку тексту, малюнків та звісно ж таблиць. Але єдина відмінність він створений людьми для людей і тому безкоштовний. Тисячі програмістів працювали над кодом і він чудовий. Особисто я жодного разу не пошкодувала що перейшла з MS Office на LibreOffice.
Люди часто недооцінюють продукт якщо він безкоштовний, вважаючи його неякісним. Але це лише шаблонне мислення і абсолютно невірно. Є сотні програм які використовують професіонали в різних сферах і ці програми абсолютно безкоштовні. Наприклад, графічні дизайнери, інженери-конструктори та дизайнери вишивки часто користуються Inkscape (редактор для векторих зображень), 3D-дизайнери користуються Blender, а блогери часто створюють сайти на Wordpress, Joomla або Drupal. Практично всі сервери працюють на Linux і саме ця операційна система здатна вдихнути життя в мільйони стареньких компʼютерів та ноутбуків, для яких Windows вже заважка.
LibreOffice чудова альтернатива Google docs
Окрім того, LibreOffice це чудова альтернатива для Google docs, оскільки непотрібно створювати пошту на gmail, (google стежить за вами, так, це правда!), документи можна зберігати офлайн, а завантаживши на компʼютер Dropbox можна ділитися ними просто з робочого стола (Dropbox створює папку на робочому столі і всі документи які є в папці автоматично синхронізуються з твоїм сховищем у хмарі, що дуже зручно на практиці - не потрібно заходити в інтернет щоб завантажити туди файли. А поділившись посиланням на документ ти відкриваєш доступ до файлу без необхідності реєстрації). А найголовніше те, що в тебе є можливість редагувати документи навіть без доступу до інтернету.
Якщо ти фінансист або здобуваєш фінансову освіту ця стаття протягом 30 хвилин навчить тебе основним командам, тим командам які постійно використовують економісти, фінансові аналітики та аналітики даних у своїй роботі. Рекомендую, переглядаючи відео самому тренуватися на таблиці, щоб ці команди краще запамʼяталися. Можна додати цю сторінку в улюблені і відкривати її кожного разу коли виникне така потреба. Це своєрідна шпаргалка онлайн)
1. Як створити фільтр в таблиці і відсотрувати дані від найбільшого до найменшого в LibreOffice Calc?
Для того щоб створити фільтр виділи необхідний рядок на натисни на значок "лійка", що на панелі інструментів. Відразу біля кожного заголовка зʼявиться стрілочка вниз. Вибери необхідний заголовок і натисни на стрілочку, що біля нього. З'явиться випадаюче меню, з якого тобі треба обрати "в порядку спадання". Після цього всі дані будуть відсотовані від найбільшого значення до найменшого, як це можна побачити з відео.
2. Як заморозити рядки і колонки в LibreOffice Calc?
У нашому випадку треба заморозити перші два стовпчики і перший рядок. Для цього тобі потрібно знайти точку перетину цих двох стовпців та рядка. Для зручності я виділила їх кольором. Клітинку, яка є наступною за клітинкою в які перетинаються стовпці з рядками і є тою клітинкою, яку ми будемо заморожувати. Натискаєш на цю клітинку, потім вибираєш на панелі інструментів "Вигляд" -"Заморозити рядки і стовпці". Перевіряєш, якщо рядок не рухається коли ти прокручуєш документ вниз, а також перші два стовпці не рухаються коли ти прокручуєш документ вправо, то рядки і стовпці заморожені.
3. Основні функції в LibreOffice Calc
Як порахувати суму?
Для того, щоб порахувати суму нам потрібно скористатися функцією SUM. Для цього в клітинці ставимо знак =SUM (проміжок всіх чисел, які треба порахувати) або =SUM(B2:B43) і задаємо необхідний проміжок, наприклад B2:B43. В такому разі програма порахує суму усіх значень які знаходяться у клітинках від В2 до В43.
Як порахувати за допомогою функції SUMIF
Функція SUMIF показує суму не всього проміжку, а лише певних конкретних назв товарів. В даному випадку я буду рахувати суму виробітку гуми К-24 (не дуже творчо, але хто сказав що економіка це творча наука?). Тобто я вибираю лише один тип гуми, решта мене не цікавлять. Для цього в потрібну комірку я записую =SUMIF(проміжок всіх типів гуми; обраний тип гуми; проміжок усіх сум виробітку). В комірці таблиці це виглядає так =SUMIF(C3:C26;"Гума К-24";D3:D26). Задавши цю функцію ми порахуємо яка сума виробітку по гумі К-24 і лише по ній.
Як порахувати за допомогою функції IF
Функція IF показує одне значення якщо умови виконуються, та інше значення якщо умови не виконуються. Іншими словами "якщо, то, якщо ні - то". В даному прикладі мені треба прописати якщо гума ЛД, то вартість її буде 22, якщо ж інша гума - то вартість 0. Для цього в комірці мені треба написати наступне IF (поточна комірка=моя умова; 22; 0) або в таблиці це буде виглядати таким чином: =IF(C3=$C$6;22;0). Знаком долара позначається стала комірка, тобто її значення не буде змінюватися. Якщо розшифрувати це означає що якщо поточна комірка дорівнює "Гума ЛД", то функція виставить значення 22, в іншому випадку - виставить значення 0.
Як порахувати за допомогою фукції VLOOKUP
Найбільш популярна функція в пошукових системах, її найчастіше використовують фінансисти. Функція VLOOKUP шукає значення для певного виду товару, в даному випадку ця функція буде присвоювати різні індекси для всіх видів гуми. Для цього в комірці тобі треба написати наступне =VLOOKUP(комірку, яку досліджуємо; таблиця яка присвоює індекси; стовпець таблиці який має індекси; 0 або 1) або =VLOOKUP(C4;$B$39:$C$42;2;0). Якщо розшифрувати то функція буде дивитися певну комірку і присвоювати індекс з таблиці (таблицю позначаємо сталим значенням тобто знаком долара), число 2 означає стовпець таблиці з індексами, 0 - точне співпадіння. 0 означає що умова має бути чітко виконана, 1 що можлива похибка, неточне співпадіння. В даному випадку мене цікавить виключно точне співпадіння, тому я поставила 0.
Як порахувати кількість товару за допомогою команди COUNTIF
Функція COUNTIF дуже корисна, з її допомогою можна з легкістю порахувати всіх присутніх або відсутніх. Для цього тобі потрібно вказати проміжок, який ми аналізуємо, а також умову (тобто те що саме ми рахуємо). Для прикладу мені треба порахувати кількість відсутностей дітей на уроках. Для цього я в функції COUNTIF вибираю проміжок, а також в лапках вказую умову "відсутній". Функція порахує всі відсутності по кожному учню.
4. Як створити зведену таблицю в LibreOffice Calc?
Зведена таблиця це таблиця в якій вказані тільки загальні суми по всіх найменуваннях товарів. Для того, щоб створити зведену таблицю (на новому листі) тобі потрібно виділити таблицю з якої ти хочеш зробити зведену, потім на панелі інструментів вибрати "Вставити"-"Зведена таблиця". Програма запропонує вибрати таблицю з даними, тобі треба вибрати за існуючими даними (оскільки ти вже виділив таблицю з якої маєш зробити зведену). Далі тобі відкриється вікно з фільтрами, колонками, рядками та значеннями. В квадрат "поле рядків" перетягни "гума що виготовляють". В поле "значення" перетягни "кількість, кг" та "сума виробітку гуми", потім вибери (двічі клацнувши по назві в полі значень - "загальна сума" (в даному випадку вона стоїть за замовчуванням). При бажанні можна порахувати в процентах, частках і тд. Зведена таблиця показує нам загальну кількість в кг по різним типам гуми а також загальну суму виробітку по різним типам гуми.
5. Як знайти значення за допомогою умовного форматування в LibreOffice Calc
Умовне форматування дозволяє нам виділити певні значення якщо вони відповідають заданій умові. В даному випадку мені потрібно в стовпці "сума виробітки" виділити значення менші ніж 10000. Для цього я виділяю необхідний стовпець, потім на панелі інструментів вибираю опцію "Формат"-"Умовний"-"Умова"-"Менше ніж" і у відкритому вікні друкую 10000. Програма підкреслює ті суми виробітку які менші ніж 10000. В даному випадку чорним підкресленням.
6. Як створити випадаюче меню в LibreOffice Calc?
Випадаюче меню це коли біля комірки знаходиться стрілочка вниз і коли ти натискаєш на цю стрілочку зʼявляється список в якого ти можеш вибрати необхідну назву. Це робиться для того щоб постійно не вводити в таблицю назви які постійно повторюються. В даному випадку мені треба створити в стовпчику "індекс гуми" випадаюче меню з чотирьох індексів. Для цього я скопіюю список (Ctrl+C), а потім на панелі інструментів виберу "Дата"-"Перевірка даних"-"Список" та в вікні даних вставлю значення для списку (можна вводити вручну). Після цього біля комірки зʼявиться стрілочка і коли ти натискатимеш на неї то зможеш вибрати будь-яке значення з випадаючого списку. Щоб зробити інші комірки у вигляді випадаючого меню, тобі треба натиснути на комірку і протягнути її вниз (має зʼявитися "+").
7. Як створити стовпчикову та лінійну діаграми в LibreOffice Calc?
І останнім нашим завданням буде створення стовпчикової та лінійної діаграми. Або візуалізація даних. Моїм завданням є побудувати два види діаграм (стовпчикову та лінійну) з таблиці. В цих діаграмах треба використати дані "Дата" та "Сума виробітку гуми". Для того щоб створити діаграму я виділю стовпець з заголовком "Дата" а потім тримаючи клавішу CTRL натиснутою виділю інший стовпець з заголовком "Сума виробітку гуми". Потім на панелі інструментів вибираю опцію "Вставити"-"Діаграма". Вибираю вид діаграми (стовпчикова чи лінійна по малюнках). Оскільки я вже виділила дані то мені достатньо просто натискати "продовжити" і в кінці назвати якось свою діаграму. Таким самим способом створюється лінійна діаграма.
*ця стаття містить реферальні посилання, це означає, що я заробляю комісію на тому що порекомендувала вам товар або послугу.